Menyelenggarakan pertemuan atau rapat

Prosedur rapat

Prosedur Rapat adalah langkah-langkah atau urutan pelaksanaan rapat. Rapat yang satu dengan yang lain tidak sama urutan pelaksanaannya. Tergantung dari jenis rapat, prosedur rapat yang lengkap adalah sebagai berikut :

Pembukaan

Pembukaan dapat dilakukan oleh pemimpin rapat atau orang yang telah ditunjuk atau pembawa acara. Sebelum rapat dimulai pimpinan rapat menunjuk seorang sebagai notulis (sekretaris atau salah seorang peserta rapat) pembukaan ini di kemukakan :

  • Ucapan selamat datang, Terima kasih, salam atau doa dan sebagainya
  • Agenda rapat
  • Tata tertib
  • Memotivasi
  • Tujuan diadakannya rapat
  • Pandangan umum

Pembagian tugas

Pembagian tugas dilakukan apabila masalah yang akan dibahas cukup banyak dan luas sehingga perlu dibagi-bagi dalam kelompok atau komisi meliputi :

  • Penunjukkan para anggota kelompok
  • Penunjukkan kelompok pengendali
  • Menunjukkan kelompok perumus

Diskusi atau rapat kelompok

Diskusi atau rapat kelompok merupakan kelanjutan dari pembagian tugas. Diskusi atau rapat kelompok ini membutuhkan seorang ketua dan sekretaris kegiatan dalam rapat kelompok meliputi :

  • Analisis masalah
  • Penyampaian konsep oleh ketua
  • Pembahasan konsep dengan memperhatikan argumen, ide, pendapat dari peserta rapat
  • kelompok
  • Pemilihan alternatif atau pendapat yang terbaik
  • Perumusan pilihan alternatif sebagai keputusan kelompok

Hasil keputusan kelompok ini diajukan ke dalam rapat pleno atau rapat lengkap

Rapat pleno

Rapat pleno adalah semua peserta rapat kelompok hadir, kegiatan rapat pleno adalah :

  • Penyajian hasil rapat dari semua masing-masing kelompok kemudian ditanggapi oleh kelompok lain
  • Kelompok penyajian mempertahankan hasil keputusan kelompoknya
  • Hasil dari kelompok penyaji dapat ditolak atau diterima dengan beberapa perubahan baik yang bersifat prinsip maupun perubahan-perubahan kecil

Perumusan

Apabila rapat pleno telah selesai maka kelompok perumus segera merumuskan hasil-hasil rapat menjadi suatu naskah yang sistematis, logis, menggunakan bahasa dan tata cara penulisan yang baik sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

Penyelesaian hasil rapat

Setelah perumusan selesai, hasil diserahkan kepada sekretaris rapat untuk diketik dan diperbanyak. Selanjutnya hasil rapat yang telah berbentuk naskah tersebut didistribusikan kepada orang-orang yang berwenang atau orang-orang yang dianggap perlu untuk mengetahui naskah tersebut

 

Teknik membuka dan menutup rapat

Prinsip berbicara yang efektif terbagi menjadi beberapa hal yaitu :

  • Prinsip motivasi
  • Prinsip perhatian
  • Prinsip keindraan dalam komunikasi
  • Prinsip ulangan
  • Prinsip pengertian
  • Prinsip kegunaan

 

Persiapan, penyajian dan penutupan pembicaraan

Persiapan pembicaraan

Persiapan pembiracaan dalam rapat meliputi beberapa hal, yaitu :

  • Pengetahuan
  • Sistematika (urutan) berbicara
  • Alat bantu (media, Alat peraga)
  • Tempat
  • Penyajian pembicaraan
  • Penyajian pembicaraan dalam rapat meliputi hal-hal berikut ini :

Pendahuluan

Pendahuluan ini sangat penting, sebab jika pendahuluannya terlalu menarik perhatian para pendengar maka pembicaraan selanjutnya akan menjadi lancar, pendahuluan ini hendaknya memuat hal-hal berikut :

  • Motivasi yang menarik perhatian
  • Mengutarakan secara umum tentang topik yang akan dibahas
  • Tujuan berbicara berisi motivasi
  • Ruang lingkup pembicaraan

Isi

Pembahasan is rapat hendaknya jelas, mudah ditangkap dan dimengerti, menarik perhatian dan lancar

Penutup pembicaraan

Dalam menutup pembicaraan rapat hendaknya dikemukakan hal berikut :

  • Ringkasan dari apa yang telah dibicarakan dan penekanan kembali pentingnya pembicaraan
  • Motivasi
  • Saran atau harapan
  • Ucapan terimakasih dan minta maaf bila perlu

 

Gaya bahasa

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam gaya berbicara didepan publik meliputi hal-hal berikut :

  • Gerak-gerik
  • Pakaian
  • Sikap
  • Suara
  • Pandangan mata
  • Sikap badan

Kegiatan-kegiatan yang harus dinilai dalam presentasi adalah sebagai berikut :

  • Pendahuluan (penilaian 10%)
  • Teknik (penyajian 57%)
  • Penutup (penilaian 7%)
  • Tertib berbicara (penilaian 6%)
  • Gaya bicara (penilaian 20%)

 

 

Berkaitan dengan itu, dalam membuka dan menutup rapat hal-hal yang perlu disampaikan adalah :

Membuka rapat

  • Mengucapkan salam
  • Menyampaikan Selamat datang dan ucapan terima kasih kepada peserta rapat atas kedatangannya
  • Mengemukakan tujuan diadakan rapat atau pertemuan
  • Membaca tata tertib rapat
  • Membaca agenda rapat (materi pembicaraan yang akan dibahas) atau acara rapat

Menutup rapat

  • Membaca hasil keputusan rapat
  • Mendistribusikan hasil rapat bila terwujud naskah
  • Menyampaikan permintaan maaf
  • Mengucapkan terima kasih

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *