Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instalasi/ lembaga/ organisasi/ badan institusi kepada seseorang atau instalasi lain
Ciri-ciri surat dinas :
- Memakai kepala surat
- Memakai model dan bentuk yang standar
- Menggunakan ragam bahasa resmi
- Menggunakan kertas yang dikhususkan untuk surat-menyurat resmi
- Dikeluarkan oleh suatu instalasi atau jabatan, baik milik pemerintah maupun negara
Macam-macam surat dinas :
- Surat tugas yaitu Surat yang digunakan untuk menugaskan orang agar melakukan suatu pekerjaan
- Surat permohonan yaitu surat yang digunakan untuk memohon atau mengharapkan sesuatu
- Surat undangan yaitu surat yang isinya mengharapkan seseorang datang ke kegiatan tertentu
- Nota dinas yaitu surat khusus yang dipakai antar pejabat dilingkungan suatu lembaga
- Surat keterangan yaitu surat yang berisi keterangan resmi tentang kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang
Bentuk-bentuk surat dinas :
- Bentuk lurus penuh yaitu bentuk surat yang pengertiannya semua di mulai pada pasak garis pinggir kiri
- Bentuk lurus yaitu bentuk surat yang diketik semuanya dimulai dari garis pinggir kiri
- Bentuk lurus dengan perihal atau pokok surat yaitu bentuk ini sama dengan bentuk surat lurus hanya saja di antara satuan pembuka dan isi surat dicantumkan perihal surat
- Bentuk setengah lurus yaitu bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus bedanya terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alinea baru masuk lima spasi
Unsur-unsur surat dinas :
- Kepala surat
- Tanggal surat
- Nomor surat
- Sifat surat
- Lampiran
- Hal/perihal
- Alamat dalam
- Kalimat pembuka
- Isi surat
- Kalimat penutup
- Nama jabatan
- NIP/ tanda tangan /cap inisial
- Tebusan
Kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam surat dinas :
- Pemilihan kata yang kurang tepat
- Penulisan kalimat yang tidak benar
- Penggunaan tanda baca yang kurang tepat
- Nama instansi terkadang ditulis tidak menggunakan huruf kapital
- Penulisan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan) yang kurang tepat
- Dalam penutup surat terdapat kesalahan dalam nama
